Trois cas de personnalités difficiles en réunion

Quelques conseils pour gérer des personnalités difficiles en réunion : 

Manager de 11 personnes, j’anime une réunion mensuelle avec l’ensemble de mon équipe. Trois de mes collaborateurs me posent problème de par leur comportement lors de ces réunions. Le premier est toujours entrain d’utiliser son téléphone, d’envoyer des messages, regarder ses mails… ; le second, est toujours en contradiction avec ce que je dis et le 3ème arrive systématiquement en retard. Ces trois comportements perturbent le bon fonctionnement de la réunion car je ne sais pas comment gérer ses débordements.

1er cas : « l’hyper connecté » :

Il est important en tant que leader de la réunion d’intervenir pour ne pas laisser ce « multiprises » perturber le reste du groupe par les vibrations de son portable, le bruit des touches lorsqu’il répond à un message, par la lumière de son écran….parfois, il est difficile d’interdire toute utilisation du téléphone (ex un enfant malade), donc sauf cas de force majeure, ce dernier doit rester déconnecté.

 

Nos 3 conseils pour gérer «l’hyper connecté»

  • Tout d’abord, rappeler le cadre, les règles: par exemple, en inscrivant au paper la règle de fonctionnement concernant l’utilisation du portable : "n’oubliez pas de rallumer vos portables à la pause….je compte sur vous" 
  • Utiliser l’ironie : "ha, je vois, que tu es pleine recherche concernant notre sujet du jour, peux-tu nous faire profiter de tes recherches ?" 
  • Enfin, utiliser le recadrage, si les deux solutions précédentes n’ont pas abouties : "la réunion aussi est importante, j’ai donc besoin de toute ton attention pour être acteur de l’opération commerciale du moment".

2ème cas : « le Serial Râleur ».

Jamais d'accord, il contredit tout en permanence, s’avère parfois agressif et n’apporte pas forcement de solution. C’est usant pour tout le monde et improductif. Mais que cache ce comportement : la peur du changement ? Un besoin de reconnaissance ? Un problème personnel ?...surtout ne le laisser pas prendre l’ascendant et comprenez ce qui le pousse à réagir ainsi.

 

Il faut agir par étape en adoptant trois attitudes :

  • Ecouter tout en faisant preuve de fermeté.  Tout d’abord il est sage d’attendre avant de réagir sous le coup de l’émotion, à une attaque, un reproche…pour ne pas tomber dans le piège de l’effet ping-pong. Adopter une écoute active : une écoute avec reformulation des « doléances », cela lui donnera un sentiment de reconnaissance, de prise en compte de ses remarques, ceci ne veut pas dire d’acceptation. Puis préciser que soit ces points là seront abordés à la fin de la réunion (ou lors d’un entretien autre) ou que son point de vue fait l’objet de désaccord et que la décision reste sans appel. 
  • Confier lui une mission dans laquelle il s’impliquera. Il pourra être plus difficilement critique si c’est lui qui mène cette dernière.
  • Etre directif : " c'est comme ça et pas autrement ! ". Et fixer un entretien de recadrage rapidement pour comprendre les raisons d’un tel comportement, en restant sur des constats factuels.  

3ème cas : «le Retardataire ».

Si c’est un comportement récurrent,  il est important de marquer votre mécontentement car ce genre de comportement est inacceptable. Soyez très ferme. En premier lieu, démarrer la réunion sans l’attendre.

 

 

 A son arrivée, trois possibilités :

  • Le "mettre mal à l’aise" pour ne pas lui donner envie de recommencer : Marquer un silence, puis insister en indiquant aux participants : « nous attendons que Paul prenne place » et marquer à nouveau un silence.
  • Le déstabiliser par l’ironie, par exemple. Vous pouvez annoncer au reste du groupe : " Voilà, nous venons d'aborder les sujets les plus importants, passons maintenant au reste."
  • Le recadrer si les solutions n’ont pas abouties, avec froideur: « La règle de ponctualité " ça commence à 10h, sois gentil de faire un effort ! ". 

En conclusion, vous affirmez votre autorité en tant que manager, vos réunions sont plus efficaces, plus détendues et plus constructives. Cependant, si d’autres comportements vous posent problème, n’hésitez pas à nous en faire part….nous pourrons vous aider.

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